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Guía de trucos para organizar tus archivos

Guía de trucos y consejos para organizar archivos y ficheros de tu disco duro. Liberar espacio, eliminar duplicados, encontrar imágenes con diferente resolución, etc...

Si acostumbramos a almacenar gran cantidad de archivos en nuestros discos y no llevamos un control y orden sobre los mismos, es muy sencillo llegar a la situación de tener carpetas con documentos sin organizar o incluso perder un buen rato buscando información concreta que no recordamos donde se encuentra.

En esta guía encontrarás varios trucos y consejos para organizar bien tus archivos y ficheros mediante varios programas, dando como resultado un mantenimiento de tus datos mucho más sencillo y eficiente.

1. Liberar espacio en el disco

Aunque parezca muy básico, el primer punto que hay que tener en cuenta es tener suficiente espacio libre en el disco. De hecho, si no organizamos con frecuencia, nos veremos obligados por necesidad cuando no nos quede espacio.

Windows tiene un sistema, muy simple, para eliminar archivos temporales. Basta con dirigirnos a Equipo, hacer clic con botón derecho en el disco en cuestión, pulsar Propiedades y seleccionar Liberar espacio.

No obstante, la mayoría de las veces esto no es, ni por asomo, suficiente. Para ello podemos utilizar un programa llamado CCleaner.

Con él, a parte de eliminar gran cantidad de archivos innecesarios que ocupan espacio en nuestro sistema, se nos da también la posibilidad de limpiar el registro de Windows, así como un acceso rápido a la desinstalación de programas instalados.

CCleaner también permite, aunque esté fuera del objetivo de este artículo, gestionar los archivos de arranque del sistema, permitiendo optimizar la velocidad del sistema. Aunque para esto, recomiendo utilizar Soluto y Autoruns, explicados paso a paso en Windows arranca lento (o cómo solucionarlo).

Si no te gusta CCleaner, también puedes optar por utilizar DiskCleaner, un programa similar, open source.

URL | CCleaner
Portable | CCleaner portable

2. Determinar el disco más rápido

Es posible que poseas varios discos en tu PC. Si no es así, puedes saltar al siguiente punto. Si por el contrario, posees varios discos, puedes utilizar CrystalDiskMark para realizar un sencillo test que te proporcionará información sobre la velocidad de lectura y la velocidad de escritura de los mismos.

Esto puede sernos muy útil, ya que podemos utilizar los discos lentos para objetivos de almacenamiento (archivos que no consultemos con demasiada frecuencia) y los discos rápidos para archivos que movemos más frecuentes (o para caché de programas de edición tipo Photoshop o similares).

3. Buscar archivos duplicados

Muchas veces descargamos los mismos ficheros de Internet (o copiamos varias veces las mismas fotos de nuestra cámara, o archivos de nuestra memoria USB, etc...), creándose así multitud de archivos duplicados.

Para evitar esto, lo mejor es utilizar un programa de búsqueda de archivos duplicados como DoubleKiller, que comprueba muy rápidamente los archivos que son exactamente el mismo y que existen repartidos por todo el disco (o en la carpeta que selecciones).

Recientemente, dediqué un artículo a 12 programas gratuitos para eliminar archivos duplicados, ahí encontrarás DoubleKiller, entre otros.

Al eliminar archivos duplicados, es muy común que se nos queden carpetas vacías por el camino. Podemos utilizar RED (Remove Empty Folders) para eliminar sólo las carpetas que estén vacías.

4. Buscar imágenes similares

De la misma forma que en el punto anterior, suele darse el caso de que tenemos varias imágenes duplicadas, pero con diferente tamaño o resolución. Los fotógrafos o diseñadores que trabajen mucho con imágenes, sabrán perfectamente lo que es tener galerías y galerías de fotos y no tener una forma de detectar las imágenes similares.

Para ello utilizaremos VisiPics, un fantástico programa que, al seleccionar una carpeta o disco (o varias) nos realizará una búsqueda de imágenes similares.

Obviamente, el proceso será considerablemente más lento que los del apartado anterior. También es posible, posteriormente, marcar de forma automática los archivos con ciertos criterios (menor resolución, menor tamaño...) para una revisión más rápida y eficiente.

Incluso, mediante una barra de desplazamiento, es posible indicar una búsqueda más estricta (Strict, busca imágenes idénticas) o menos estricta (Loose, busca imágenes parecidas pero no iguales).

URL | Visipics

5. Buscar archivos MP3 duplicados

Si eres de la vieja escuela y aún no te has pasado por completo a escuchar música por Internet con programas del tipo Spotify, probablemente tendrás archivos MP3 o MP4 poblando tu disco duro.

De la misma forma que el apartado anterior, puedes encontrar programas como DupeGuru Music Edition (disponible también para Mac y Linux), que te permitirá buscar archivos de música duplicados (ayudándose de los metadatos).

Si no tienes muy bien organizada tu biblioteca de MP3, no te preocupes. MP3tag sirve perfectamente para gestionar los tags ID3 de tus archivos de forma masiva, permitiendo hasta añadir las portadas de los discos, bajándolos de Amazon o servicios similares.

Si estos programas no te convencen, también tienes a tu disposición The Godfather, otro buscador de MP3 duplicados, que aunque no dispone de una interfaz muy actual, es uno de los veteranos preferidos de su género.

URL | MP3tag, organizador de etiquetas ID3 de MP3
URL | dupeGuru Music Edition, buscador de MP3 duplicados
URL | The Godfather, buscador de MP3 duplicados

6. Desbloquear archivos en uso

Es muy común que Windows no nos permita eliminar ciertas carpetas o archivos por estar siendo usados. Para ello, existe un excelente programa llamado Unlocker.

Este programa nos permitirá, haciendo clic con el botón derecho, desbloquear dicha carpeta o archivo y eliminarla sin ningún tipo de problemas.

7. Búsquedas potentes y flexibles

Desde el famoso «perrito» de Windows XP, las búsquedas de archivos en Windows han ido en detrimento. Buscar un fichero se hace una tarea tediosa y horrible. Por otra parte, Windows Search y el indexado de archivos, a muchos no nos convence. Para ello tenemos UltraSearch, un útil y flexible buscador de archivos.

No obstante, si no es suficiente, puedes utilizar SearchMyFiles, de Nirsoft. Otra potente alternativa, altamente personalizable.

8. Renombrado masivo de archivos

Otro panorama habitual en la organización de ficheros, es la de encontrarse con numerosas carpetas con cientos de archivos con nombres poco homogéneos que no nos interesan: multitud de archivos con guiones bajos que queremos convertir en espacios, cambiar mayúsculas a minúsculas, eliminar textos específicos, etc.

Renamer es un software genial para este cometido. Permite realizar una larga lista de operaciones, entre las que se encuentran insertar, eliminar, reemplazar, cambiar extensiones o utilizar expresiones regulares.

Si quieres más información sobre esta aplicación y las acciones que pueden realizarse, tienes el siguiente artículo: Renamer, renombrado masivo de ficheros en Windows. Si por alguna razón no te gusta este programa, también puedes probar Rename-It o Advanced Renamer.

URL | Renamer
URL | Rename-It
URL | Advanced Renamer

9. Organizar archivos con reglas

Belvedere, haciendo referencia a la serie de TV de los 80, Mr. Belvedere, es un software que automatiza la gestión y organización de archivos mediante reglas especificadas por el usuario.

El programa permite monitorizar una serie de carpetas donde se aplicarán ciertas reglas, realizando tareas como mover, renombrar, eliminar, copiar, imprimir, entre otros, archivos que tengan un nombre concreto, extensión, fecha, etc... Muy personalizable.

Otros programas que realicen tareas similares y que también nos puede interesar son FileSieve3 o Bulk File Manager.

10. Organización on-the-fly (al vuelo)

De forma parecida al apartado anterior, DropIt es un organizador de ficheros que permite la creación de un «cajón» donde arrastraremos los ficheros que queramos. Este cajón (en la imagen una flecha blanca sobre azul) puede personalizarse (con otros colores o imágenes) e incluir varias reglas o perfiles que se aplicarán a los archivos que encajen con las reglas de ese perfil y se coloquen en ese cajón.

Marcando la opción Permitir múltiples instancias es posible, incluso, añadir varios cajones para tener uno para cada género de documentos.

Otro programa muy similar es Suction.

URL | DropIt
URL | Suction

11. Monitorizar espacio ocupado en disco

Una forma genial de liberar espacio en disco es revisando las carpetas o archivos que más ocupan. Para ello, un programa que nos muestre gráficamente (o nos haga una tabla resumen) viene perfecto.

WinDirStat nos muestra rápidamente las zonas del disco ocupadas en forma gráfica, pudiendo acceder en todo momento a información interesante como el tipo de archivos que más ocupa, las carpetas de tamaño más grande, etc...

Si este programa no es lo suficientemente claro, también puedes optar a utilizar Free Disk Analyzer, que de una forma muy parecida al programa anterior, muestra los datos de nuestro disco.

Otro programa similar, menos gráfico pero muy rápido, es TreeSizeFree, el cuál nos mostrará las carpetas y el tamaño ocupado por las mismas.

12. Defragmentar el disco

Por último, no está de más mencionar la importancia de mantener nuestro disco bien defragmentado. Esto no es más que reorganizar su estructura para que la lectura de los datos almacenados sea más rápida y precisa.

Para ello podemos utilizar Defraggler, un excelente Defragmentador gratuito que nos permitirá ejecutarlo en segundo plano, mientras realizamos otras tareas, sin ningún tipo de problema.

Si queremos más opciones, siempre podemos consultar el artículo Defragmentadores gratuitos para descargar, con 7 defragmentadores para descargar, todos gratuitos.

Escrito por Manz, el , en software. Comentarios recibidos: 38.

38 comentarios de lectores
Betamina
Betamina
1

Excelente post ! Como siempre Manz !

  • 2
David Pérez
David Pérez
2

Un buen post, muy currado. Felicidades!!! ;-)

Ronald
Ronald
3

Excelente entrada Manz, cada vez que debo revisar una PC utilizo el free disk analyzer, ahora, me encantaria saber si existe algun programa similar para linux, ya que aunque la fragmentacion no le afecta, muchas veces duplicamos archivos accidentalmente.

Diana
Diana
4

Me encantó la idea del doublekiller. Soy la señorita Descargo16vecesunarchivoporlaperezadebuscarlo.

  • 8
Thyranus
Thyranus
5

Excelente entrada! Me llevo algunos programas de tu lista jeje

  • 1
Armando
Armando
6

Buen trabajo.. es un excelente post...

  • -1
Programas Gratis
Programas Gratis
7

Buena recopilación de consejos, sin duda muy útiles.

  • 2
Cubano
Cubano
8

"Desde el famoso «perrito» de Windows XP, las búsquedas de archivos en Windows han ido en detrimento. Buscar un fichero se hace una tarea tediosa y horrible. " Mwahahahaha!!!! No puedo leer esto estando en el curro, mis compañeros se me quedan mirando. Windows Search 4.0 malo... Ains...

  • -2
truko22
truko22
9

Alguna cosillas también se puede comprimir, también algunos archivo multimedia se puede reproducir comprimidos en zip, VLC puede reproducirlos.

  • 1
fotografia 360
fotografia 360
10

mi pagina web tiene compresion giz miren la velocidad de carga diseño web

Anuncios Gratis
Anuncios Gratis
11

Excelente post, voy a aprovechar y hacer una buena limpieza de mi disco duro.

  • 1
wlack
wlack
12

Para buscar archivos (en discos NTFS), un buen programa, aunque no lo actualizan, es Everything, de Voidtools. Lo recomiendo.

arieltr
arieltr
13

Hace poco que conozco el blog, y la verdad es que se encuentra información verdaderamente relevante. Gracias!

Jose Rubio
Jose Rubio
14

El articulo es formidable,de los mejores que he visto,demuestra dominio de la materia y grandeza espiritual del autor,que crece distribuyendo conocimientos dificeles de adquirir.Si te es posible comenta como evitar los programas ocultos que entran cuando descargamos un programa necesario free. Suerte Jose

  • 1
ManyGz
ManyGz
15

DropIt, muy buena herramienta.

davidpmoreno
davidpmoreno
16

Me lo guardo. Útil, claro, conciso...... creo que se lo reenviaré a un par de novatos con Windows, jejeje

SATYRA
SATYRA
17

Necesitaba un poco de limpieza y por fin tengo las armas infalibles...Gracias!

Sonia
Sonia
18

Hola. Muchisimas gracias por utilizar su valioso tiempo para informarnos de todo eso. Trabajo dedicado, bién explicado y con fácil entendimiento. ¡Saludos desde Barcelona y muy muy felices fiestas! :D

  • 1
angel vicente c c
angel vicente c c
19

Yo, un novato, 'aterrice' aqui, buscando: como organizar, ordenar por fecha, carpetas y archivos. Al ir revisando, he visto esto (que se es para expertos) pero, explicas cosas tan interesantes que, intentare (no se muy bien como), usar esas -herramientas- que indicas para hacer esas cosas. En cualquier caso, gracias. Animo. Saludos. Angel Vicente.

tamales bogota
tamales bogota
20

si muy buen post soy de los que duplica y duplica archivos y por todo el disco duro hay desorden hare lo que dices seguro ira ok que bueno que haya personas que no sean egoistas y compartan sus conocimientos si todos fueramos asi...................

  • 2
tamales bogota
tamales bogota
21

@Diana: estas muy linda en la foto suponiendo que esa eres tu jeje que bonita en serio

Antonio
Antonio
22

Gracias por la información, hay algunos programas que no conocía y que me serán muy útiles

JO
JO
23

Recientemente Recuva me recupero un disco duro que habia formateado. Ahora tengo un amasijo de miles de archivos de todo tipo desordenados. Parece casi imposible ordenarlos. Hay algun programa de estos que pueda usar para volver al orden original con miles de archivos , carpetas con videos, programas, mp3, documentos, etc. Muchas gracias

florencia
florencia
24

Muy útil, muy claro. Muchas gracias por compartir esta información. Saludos.

alberto
alberto
25

de verdad enhorabuena, cojonudo Emezeta

Leonardo
Leonardo
26

Muy buen articulo Emezeta, pues ayuda mucho haber que aplicacion me sirve para optimizar el pc en este nuevo año

Iván
Iván
27

Excelente post! Muchas gracias!

gauss
gauss
28

Felicidades Excelente gracias, 3ra. de Juan 1:2 Amado, yo deseo que tú seas prosperado en todas las cosas, y que tengas salud, así como prospera tu alma.

Fernando
Fernando
29

Gracias , ojala revises esto y puedas ayudarme , deseo cambiar el campo descripcion de un archivo , el que esta junto a autor , comentario , etc en la `pestaña de resumen en propiedades del file, no he encontrao como actualizar un datos ahi , es mas no he visto archivo con este campo lleno...Sabes si se puede? Gracias de nuevo

kratoz29
kratoz29
30

¿Hay alternativas para Linux para el punto 3, 4, 7, 9, 10?

Avisos Gratis Ecu
Avisos Gratis Ecu
31

Gracias maestro por tremendo artículo, me ha servido muchísimo. Desde hoy te sigo en FB y TW. ;)

jar_mundo
jar_mundo
32

me parece un articulo muy interesante, ademas de que los programas sugeridos para hacer el mantenimiento a la pc, son muy buenos y gratis, resalto la labor de personas como ustedes, ya que el conocimiento no deberia ser cobrado, sino repartido para el beneficio de todo el mundo. gracias...

Luis
Luis
33

Hola a todos, antes que nada, es un buen post, muy util, ya estoy descargando algunos de los programas. Quisiera saber si conocen alguno que te ponga alguna marca a los archivos, por ejemplo Dropbox siempre pone un chek a los archivos o un ciruclo cuando esta sincronizando. Quisiera saber si hay algun programa que haga lo mismo, o talvez color o algo que marque a los archivos y carpeta, ya que tengo bibliotecas que juntan muchas carpetas y no quiero agruparlas según la carpeta, solo alfabeticamente pero sería bueno si tiene alguna marca para saber de que carpeta viene un cierto grupo u otro. Gracias

ISRAEL
ISRAEL
34

Hola gran post, alguno de estos me puede ayudar a pasar del pc a un disco externo los archivos sin que me mande la leyenda de EL NOMBRE DE ARCHIVO ES DEMASIADO LARGO PARA LA CARPETA DE DESTINO. ACORTE LOS NOMBRES E INTENTE DE NUEVO ETC ETC. o abra algún otro programa o método que me permita realizar esta operación, ya que tengo mas de 100 Gbs y mucha info no la puedo respaldar por este problema, gracias por la ayuda que me puedas dar.

anderosn
anderosn
35

muy buen post. gracias!

Joaquin Bresan
Joaquin Bresan
36

Muy buen post amigo, gracias por compartir.

andrea
andrea
37

Felicitaciones, la verdad hace tiempo no leo algo tan bueno. Excelente

colettas
colettas
38

Enhorabuena por el artículo, y gracias!! Yo quisiera saber si existe algo en lo que pienso muchas veces... todos tenemos varios discos duros externos, decenas de memorias usb, y uno o dos discos duros en el o los ordenadores. Todos con multitud de archivos descargados, documentos de texto, fotos, peliculas o mp3, etc... cosas que queremos guardar para siempre (me preocupan las fotos especialmente). El problema es que o lo tenemos muy bien organizado o no sabemos qué tenemos en cada sitio, ni dónde tenemos aquello que buscamos. ¿Dónde guardé el trabajo de fin de carrera? Lo hice en el 2010 y lo guardé bien guardadito en una memoria usb. ¿en cuál de todas? ¿en qué carpeta? Para resolver esto se me ocurre que podría haber una aplicación o programa en el pc base (en el que eligieras) que cada vez que metas una memoria usb te haga una especie de "fotografía" de los nombres de archivos que tienes en ella y rellene una base de datos con el nombre de la memoria (el que le des, o la marca, o... no sé), y el nombre, tipo, tamaño y fecha de los archivos que hay en ella, incluyendo en qué carpeta se encuentran (dado que a veces el archivo no tiene un nombre identificativo, como puede ser una foto descargada de la cámara) pero su carpeta sí. No se trata de copiar el archivo entero sino solo su nombre y datos básicos, y dónde está. De esta forma si necesitas encontrar algún archivo, buscas en esa base de datos y te dice exactamente en qué memoria usb o disco duro está alojada. Hace falta que se sea muy organizado a la hora de denominar cada memoria usb con un nombre unívoco, pero eso ya es cosa del dueño. La forma de mantener la bd actualizada sería que cada vez que metes una memoria en el usb se actualizara solo (aunque esto es peligroso si alguien que no es "de la casa" mete su pendrive y se lo lee automáticamente), o que cada vez que pinchas una memoria o que vas a expulsarla te preguntase si quieres hacerlo... o que te tuvieses que acordar tú de hacerlo iniciando el programa cada vez que has hecho cambios en las memorias. No soy informática pero con lo poco que sé de esto me da la impresión de que no debe ser muy difícil de hacer, si es que no existe ya. Si algún informático se anima y luego nos lo cuenta, yo encantada. Muchas gracias

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